Pendant de longues années, la signature écrite a été le moyen le plus certifié d'identification des documents. Mais ce n'est plus le cas, puisque la signature numérique de PDF est en train de prendre la relève avec la venue de la numérisation des échanges. Ce format exceptionnel permet à ses usagers de garantir l'intégrité complète du fichier, parce qu'il n'est absolument pas changeable. Plusieurs secteurs comme les marchés publics exigent que les contrats soient homologués au format PDF. Certains exigent même un certificat pour les garantir puisque c’est l’unique format très difficile de modifier et qui offre la garantie d'un document assuré.
Comment mettre une signature sur un PDF ?
Comme le fichier PDF n’est pas modifiable gratuitement, un des choix qui se proposent à vous est de mettre une signature inscrite sur le document en PDF. Donc, pour signer un document pdf il faut télécharger le fichier PDF puis l’imprimer et le signer et enfin le scanner de nouveau pour l’expédier au destinataire approprié. Le mode de procédure de cette signature se fait en général en ligne. Le fonctionnement suit 3 étapes principales. Premièrement, il faut transmettre le fichier PDF à signer à un fournisseur de Service de confiance. Ensuite, chacun des groupes d’intérêts ayant en responsabilité la signature du document obtiendra un lien l'invitant à réaliser la démarche sur la page de la signature. Pour l’étape finale, un code secret sera transmis par SMS à tout signataire qui l’emploiera pour confirmer individuellement sa signature. Il est primordial de savoir que la négligence ou le non-respect d'une étape peuvent suspendre l’achèvement de la signature. La certification peut encore se faire par une recommandation électronique. Le document approuvé sera adressé à toutes les parties par courrier électronique. C’est pour cela que la signature électronique est le moyen préférable d’appliquer une signature électronique pdf. Pour plus de renseignements, visiter le site universign.com.
Le cas de la signature scannée
La signature électronique pdf représente la seule alternative durable pour présenter une signature sur un fichier PDF. Elle donne plus d’avantages non négligeables que la signature écrite numérisée. Inversement à la signature électronique, l’empreinte scannée ou empreinte numérisée ne connaît aucune valeur juridique. Cet état de réalité pose beaucoup de difficulté en termes de protection, puisqu’elle est facilement falsifiable. Selon la loi, la signature scannée ne représente qu’une copie d’une empreinte manuscrite, mais pas du tout un original. Si vous travaillez dans les ressources humaines et que vous postez un imprimé d’un contrat électroniquement de métier à signer à votre futur prétendant, pensez que si celui-ci vous retransmet une version numérisée de sa signature écrite, le contrat sera critiquable en tribunal. Suivant la loi, scanner une empreinte inscrite est donc inacceptable. D’innombrables personnes pourraient douter que la signature manuscrite demeure préférable à la signature électronique en matière de sécurité. Ce raisonnement est un peu plus inexact puisque la signature digitalisée dispose d’une technique cryptographique asymétrique.
Avantages d'une signature électronique de PDF
L’emploi de cette signature donne des avantages énormes. C'est une garantie optimale pour les transactions. En l’introduisant de façon continue dans le fichier source, toute transformation post-effectuée sera obligatoirement détectée. Toutefois, le cachet d’immunité qui assure la sécurité des signatures est un réel gage de protection. Elle permet d'avoir une excellente rentabilité de temps puisqu'elle sert à faire signer des membres situés à plusieurs coins du monde par Internet. Donc, il n'est pas nécessaire de les rassembler physiquement pour que la signature soit faite. Les ententes entre les établissements peuvent donc être adressées par e-mail et les signatures ont la possibilité d'être accomplies en un bref laps de temps. Un autre avantage est d'avoir une expérience complètement numérisée puisqu'il suffit d'une connexion internet, d'un smartphone ou d'un ordinateur pour une signature électronique de document PDF. Cependant, cela fournit une immense flexibilité quand le chiffre de signataires est considérable. La signature électronique permet aussi la diminution des coûts, puisque signer un document pdf permet d’abaisser les dépenses reliées à l'impression et à l’enregistrement des documents écrit, à la différence de la signature écrite. De plus, les dépenses liées à l’utilisation d'énergie électrique par les appareils comme l'imprimante ou l'ordinateur seront diminuées.
Les critères d'une signature électronique
De nos jours, beaucoup de documents authentiques tels que les contrats d’emplois, les mandats d’échanges ou les baux de location s’envoient électroniquement sous format PDF. Pour garantir l'intégrité d'un document électronique PDF, il est fondamental que la signature électronique pdf suive certaines normes. La signature électronique doit déterminer le signataire de façon précise. La non-falsifiabilité de la signature doit être garantie et cette dernière doit être irréalisable à copier d'une quelconque façon. Parmi les autres spécificités d'une signature électronique est la non-réutilisabilité du document, parce qu'une signature électronique attachée à un fichier PDF est à emploi unique ne pourra demeurer exploitée pour différents fichiers. Si une fois mise sur un fichier PDF, la signature électronique reste dorénavant impossible à changer. L'irrévocabilité du document signé pour une signature électronique revient à témoigner de son origine et de cette démarche, il est impossible de renier en réalité l'auteur.