Existe-t-il un logiciel de recouvrement connecté à Sage ou EBP ?

Pourquoi connecter son logiciel de recouvrement à Sage ou EBP ?

Le logiciel comptable constitue une source essentielle d’informations sur les factures et les règlements. Mais disposer de la donnée comptable ne suffit pas nécessairement à structurer l’ensemble du processus de relance. Les fonctions de relance présentes dans les outils comptables ou ERP peuvent rester basiques, avec notamment des communications standardisées, une traçabilité limitée ou un manque d’indicateurs précis pour piloter la performance.

Un logiciel spécialisé vient compléter cet environnement. Sa connexion avec la comptabilité permet d’exploiter les données nécessaires au suivi des encours sans construire parallèlement un système de gestion manuel. Les équipes peuvent ainsi disposer d’une vision actualisée des sommes échues ou à venir, des relances déjà réalisées, des litiges et des promesses de paiement.

Cette connexion répond également à un enjeu de fiabilité. Lorsque les données sont synchronisées automatiquement avec la comptabilité, les collaborateurs peuvent concentrer leur travail sur l’analyse des situations clients et les actions à mener, plutôt que sur la mise à jour répétitive de fichiers de suivi.

Quelles fonctions attendre d’un logiciel de recouvrement connecté à la comptabilité ?

La connexion à Sage, EBP ou à un autre environnement comptable n’est qu’une première composante. Une solution spécialisée doit surtout transformer les informations disponibles en actions concrètes. Le suivi des créances doit permettre de déterminer les priorités et d’adapter la relance à la situation de chaque client.

Une solution dédiée peut notamment centraliser les informations relatives aux encours et donner accès à des tableaux de bord permettant de suivre les sommes dues. Elle peut également structurer les actions quotidiennes afin que les équipes sachent quels clients contacter et quelles relances restent à effectuer.

Du suivi comptable à une relance client structurée

L’intérêt d’un logiciel de recouvrement connecté à Sage ou EBP réside donc dans sa capacité à prolonger le suivi comptable par un véritable processus opérationnel. Les scénarios de relance peuvent être adaptés aux différents profils de clients, par exemple les TPE, PME, grands comptes ou clients export.

La fréquence, le contenu et les canaux utilisés peuvent également être adaptés. Email, appel téléphonique et courrier peuvent ainsi être combinés au sein d’un même scénario. Cette organisation permet de maintenir une communication ciblée tout en réduisant les tâches répétitives associées à la relance manuelle.

Le suivi ne s’arrête pas à l’envoi d’un message. La traçabilité des interactions est également importante : date, canal, contenu ou statut d’envoi peuvent être centralisés afin de conserver une vision claire des actions effectuées et de celles qui restent à traiter.

Clearnox : un logiciel de recouvrement connecté à Sage ou EBP

Clearnox est une solution SaaS spécialisée dans la gestion de l’encours client, le suivi, la relance et le paiement des factures, principalement destinée aux PME et ETI. La solution entretient des relations avec plusieurs éditeurs de solutions comptables, dont Sage et EBP, ainsi que Cegid et Pennylane.

Son modèle de récupération des données repose sur des connexions natives aux outils comptables et ERP. Cette approche permet de synchroniser les informations issues de la comptabilité afin de les exploiter dans les processus de suivi et de relance. La connexion avec certains outils comptables peut néanmoins encore être perfectible selon les environnements.

Une fois les informations disponibles dans Clearnox, les équipes bénéficient d’une vision des encours et peuvent suivre les sommes échues ou à venir, les litiges, les promesses de paiement et les actions de relance. La solution permet également de détecter les retards et les écarts de comportement afin d’adapter les actions menées auprès des clients.

Clearnox apporte ainsi une couche spécialisée complémentaire à la comptabilité. L’objectif n’est pas simplement de connaître le montant d’une créance, mais de transformer cette information en processus de recouvrement structuré, depuis le pilotage de l’encours jusqu’aux relances et, lorsque la situation l’exige, au traitement des dossiers de recouvrement contentieux.

Quels bénéfices pour le suivi des encours et des relances ?

L’un des premiers bénéfices d’une solution connectée réside dans la visibilité. Des tableaux de bord permettent de visualiser les encours clients et de distinguer les sommes échues des montants à venir. Les équipes disposent ainsi d’une base commune pour déterminer leurs priorités et suivre les situations nécessitant une intervention.

Cette centralisation facilite aussi la collaboration. Les informations relatives aux relances, aux litiges et aux promesses de paiement peuvent être partagées entre la direction, la comptabilité, l’administration des ventes et les commerciaux. L’historique évite que le suivi d’un client repose uniquement sur les informations détenues par un collaborateur ou dans un fichier séparé.

L’automatisation constitue un autre levier important. Clearnox permet de créer des scénarios de relance personnalisés et d’automatiser une partie des actions répétitives. Selon les informations disponibles sur la solution, cette organisation permet d’économiser jusqu’à 50 % du temps dédié aux relances.

Le processus peut également être prolongé jusqu’au règlement. Clearnox permet d’ajouter dans les emails de relance un lien permettant de consulter la facture concernée et, lorsque cela est nécessaire, un lien de paiement. L’objectif est alors de simplifier le règlement pour le client et de réduire les étapes entre la relance et l’encaissement.

Comment choisir une solution connectée à son logiciel comptable ?

Le choix d’un logiciel de recouvrement ne doit pas reposer uniquement sur la présence d’une connexion avec un logiciel comptable. Pour une PME, il est pertinent d’examiner l’ensemble du processus : récupération des données, visibilité sur l’encours, personnalisation des scénarios, automatisation, traçabilité des échanges et collaboration entre les différents services.

La capacité à adapter les relances constitue notamment un critère important. Tous les clients ne présentent pas le même comportement de paiement et ne nécessitent pas le même niveau de communication. Pouvoir définir des critères liés, par exemple, à l’ancienneté de la dette, au secteur d’activité ou à l’historique permet de construire une approche plus ciblée.

Il est également utile d’évaluer la gestion des situations qui dépassent la relance habituelle. Les litiges doivent pouvoir être consignés et suivis, tandis que les promesses de paiement gagnent à être rattachées aux écritures comptables. Avec Clearnox, le lettrage permet notamment d’ajuster automatiquement les statuts des promesses, et des notifications signalent les promesses dépassées.

Enfin, le recouvrement peut nécessiter une escalade lorsque les démarches internes ne suffisent plus. Clearnox permet de préparer un dossier à partir des factures concernées et de collaborer avec un partenaire spécialisé pour engager une phase amiable puis, si nécessaire, une procédure judiciaire. Le choix d’une solution peut donc être envisagé à l’échelle de l’ensemble du cycle de suivi des créances, plutôt que sous le seul angle de l’envoi des relances.

Conclusion : mieux relier comptabilité et recouvrement

Il existe donc bien un logiciel de recouvrement connecté à Sage ou EBP capable de compléter le suivi comptable par des fonctions dédiées au pilotage des encours et à la relance client. Clearnox s’inscrit dans cette logique grâce à ses connexions avec les outils comptables et ERP, à ses scénarios de relance automatisés et à la centralisation des informations liées aux créances. Pour une PME, l’enjeu est de choisir une solution qui transforme les données comptables en actions de recouvrement structurées, suivies et adaptées aux différents profils de clients.